Bagi bisnis yang bergerak di bidang manufaktur atau produksi, persediaan tidak hanya terdiri dari barang yang siap dijual kepada pelanggan. Ada juga bahan baku yang digunakan dalam proses produksi, bahkan barang yang masih dalam tahap pengerjaan. Setiap jenis persediaan tersebut memiliki fungsi dan perlakuan pencatatan yang berbeda.
Kesalahan dalam mencatat persediaan dapat menyebabkan jumlah stok dalam sistem tidak sesuai dengan kondisi gudang. Selain itu, perusahaan juga berisiko mengalami kesulitan dalam menghitung biaya produksi dan menentukan nilai persediaan yang sebenarnya.
Oleh karena itu, perusahaan perlu memahami perbedaan antara bahan baku dan barang jadi serta bagaimana keduanya dicatat selama kegiatan produksi berlangsung. Dengan pencatatan yang teratur, bisnis dapat memantau ketersediaan bahan, mengendalikan hasil produksi, dan memperoleh informasi persediaan yang lebih akurat.
1. Mengenal Perbedaan Bahan Baku dan Barang Jadi
Sebelum membahas pencatatannya, penting untuk memahami bahwa bahan baku dan barang jadi berada pada tahap yang berbeda dalam kegiatan produksi.
Bahan baku
Bahan baku merupakan bahan yang digunakan untuk menghasilkan suatu produk. Bahan tersebut dapat diproses, dirakit, atau digabungkan dengan bahan lainnya hingga menjadi barang yang siap dijual.Sebagai contoh, bisnis yang memproduksi meja kayu membutuhkan kayu, paku, lem, dan bahan pelapis. Bahan-bahan tersebut dicatat sebagai persediaan bahan baku atau bahan penolong sesuai fungsi dan kebijakan pencatatan perusahaan.
Jumlah bahan baku perlu dipantau karena ketersediaannya memengaruhi kelancaran produksi. Jika stok bahan tidak mencukupi, perusahaan mungkin perlu menunda pengerjaan atau melakukan pembelian tambahan.
Barang jadi
Barang jadi merupakan produk yang telah menyelesaikan proses produksi dan siap dijual atau digunakan sesuai tujuan bisnis. Pada contoh produksi meja kayu, meja yang telah selesai dirakit, diperiksa, dan dinyatakan siap dijual dapat dikategorikan sebagai barang jadi. Barang jadi perlu dicatat sebagai persediaan tersendiri karena jumlahnya digunakan untuk mengetahui ketersediaan produk yang dapat dijual kepada pelanggan.
Barang dalam proses
Dalam kegiatan manufaktur, terdapat pula barang dalam proses atau work in process (WIP). Barang ini sudah memasuki proses produksi, tetapi belum selesai menjadi produk akhir. Misalnya, meja yang telah dirakit tetapi masih menunggu proses pelapisan belum tentu dapat dikategorikan sebagai barang jadi. Perusahaan perlu menentukan tahap dan kebijakan pencatatan yang sesuai agar nilai persediaan mencerminkan kondisi produksi sebenarnya.
2. Bagaimana Stok Bahan Baku Dicatat?
Pencatatan bahan baku tidak cukup hanya dilakukan ketika perusahaan membeli bahan dari pemasok. Perusahaan juga perlu mencatat perubahan jumlah bahan ketika bahan tersebut digunakan dalam proses produksi. Secara umum, ada beberapa aktivitas yang memengaruhi stok bahan baku.
Pembelian bahan baku. Ketika perusahaan membeli bahan dari pemasok, jumlah persediaan bertambah sesuai barang yang diterima dan ketentuan pencatatan yang digunakan.
Penggunaan bahan dalam produksi. Ketika bahan baku dikeluarkan dari gudang untuk digunakan dalam pekerjaan produksi, jumlah persediaannya perlu berkurang. Penggunaan tersebut juga menjadi bagian dari perhitungan biaya produksi.
Penyesuaian persediaan. Jika ditemukan selisih antara catatan sistem dan jumlah fisik, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan untuk mengetahui penyebabnya. Penyesuaian baru dilakukan setelah selisih ditelusuri dan disetujui sesuai prosedur internal.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki 500 lembar kayu sebagai bahan baku. Selama proses produksi, sebanyak 120 lembar digunakan untuk membuat meja. Jika tidak ada transaksi lain yang memengaruhi stok, jumlah bahan baku yang tersisa secara perhitungan adalah 380 lembar. Jumlah ini kemudian perlu dicocokkan dengan catatan dan kondisi fisik di gudang.
Pencatatan yang konsisten membantu perusahaan mengetahui kapan bahan baku perlu dipesan kembali dan mengurangi risiko kekurangan bahan saat produksi berlangsung.
3. Bagaimana Stok Barang Jadi Dicatat?
Berbeda dengan bahan baku yang berkurang ketika digunakan, persediaan barang jadi bertambah ketika produk selesai diproduksi dan diterima sebagai hasil produksi sesuai prosedur perusahaan. Ada beberapa aktivitas yang perlu diperhatikan dalam pencatatan barang jadi.
Penerimaan hasil produksi. Ketika produk selesai dibuat dan dinyatakan siap menjadi barang jadi, jumlahnya dicatat sebagai persediaan barang jadi sesuai proses yang digunakan perusahaan.
Penjualan barang jadi. Ketika barang dijual, jumlah persediaan berkurang sesuai kuantitas barang yang keluar. Dalam pencatatan akuntansi, penjualan juga berkaitan dengan pengakuan pendapatan dan harga pokok penjualan sesuai ketentuan yang berlaku.
Retur atau penyesuaian barang. Jika pelanggan mengembalikan barang atau ditemukan selisih stok, perusahaan perlu memeriksa kondisi barang dan menentukan pencatatan yang sesuai. Barang yang dikembalikan tidak selalu dapat langsung dimasukkan kembali ke stok siap jual karena mungkin memerlukan pemeriksaan atau perbaikan.
Misalnya, perusahaan telah menyelesaikan produksi 80 meja. Jika seluruh meja telah diterima sebagai barang jadi dan belum ada penjualan atau transaksi lain, stok barang jadi bertambah sebanyak 80 meja. Dengan pencatatan yang teratur, perusahaan dapat mengetahui berapa banyak produk yang tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan tanpa harus selalu menghitung ulang seluruh stok secara manual.
4. Mengapa Pencatatan Bahan Baku dan Barang Jadi Perlu Dipisahkan?
Meskipun sama-sama termasuk persediaan, bahan baku dan barang jadi memiliki fungsi yang berbeda dalam kegiatan bisnis. Mencatat keduanya secara terpisah membantu perusahaan mendapatkan informasi yang lebih jelas mengenai kondisi gudang dan proses produksi. Ada beberapa manfaat yang bisa diperoleh.
Memantau ketersediaan bahan untuk produksi
Dengan mengetahui stok bahan baku, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan pembelian dan mengurangi risiko terhentinya produksi akibat kekurangan material.
Mengetahui jumlah produk yang siap dijual
Pencatatan barang jadi membantu tim penjualan dan gudang mengetahui produk yang tersedia untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Membantu perhitungan biaya produksi
Bahan baku yang digunakan dalam produksi merupakan salah satu komponen biaya produksi. Selain itu, perusahaan perlu memperhitungkan tenaga kerja langsung dan biaya overhead produksi yang relevan sesuai metode perhitungan biaya yang digunakan. Pencatatan yang tepat membantu perusahaan menentukan biaya produk dengan lebih terukur dan menjadi dasar dalam menganalisis margin keuntungan.
Mengurangi selisih antara catatan dan kondisi fisik
Ketika perpindahan bahan dan hasil produksi dicatat secara konsisten, perusahaan lebih mudah menelusuri perbedaan antara stok di sistem dan jumlah fisik di gudang.
5. Membantu Pengelolaan Persediaan dan Produksi dengan Accurate
Ketika jumlah barang dan aktivitas produksi semakin meningkat, pencatatan menggunakan buku atau spreadsheet dapat membutuhkan waktu lebih banyak. Perusahaan perlu memperbarui stok, memeriksa transaksi, dan memastikan penggunaan bahan serta hasil produksi dicatat secara konsisten.
Penggunaan software akuntansi seperti Accurate dapat membantu perusahaan mengelola pencatatan persediaan dan transaksi yang berkaitan dengan kegiatan operasional. Fitur yang digunakan perlu disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, konfigurasi sistem, dan jenis transaksi yang dilakukan.
Untuk perusahaan yang menjalankan proses produksi, pengelolaan bahan baku dan barang jadi perlu direncanakan agar perubahan persediaan tercatat pada tahap yang tepat. Jika perusahaan menggunakan fitur Job Costing, misalnya, proses pencatatan pekerjaan dan bahan yang digunakan perlu disesuaikan dengan alur kerja serta kebutuhan perhitungan biaya.
Selain menggunakan sistem, perusahaan tetap perlu menetapkan prosedur operasional yang jelas. Setiap penerimaan bahan, pengeluaran untuk produksi, penyelesaian produk, dan pengiriman barang sebaiknya memiliki dokumen pendukung agar pergerakan persediaan dapat ditelusuri. Penting juga untuk memastikan bahwa fitur dan metode pencatatan yang dipilih benar-benar sesuai dengan versi Accurate yang digunakan serta kebutuhan produksi perusahaan.
Kesimpulan
Bahan baku dan barang jadi merupakan dua jenis persediaan yang memiliki fungsi berbeda dalam kegiatan bisnis. Bahan baku digunakan untuk mendukung proses produksi, sedangkan barang jadi merupakan produk yang telah selesai diproses dan siap dijual atau digunakan sesuai tujuan perusahaan. Pada proses produksi tertentu, barang dalam proses juga perlu diperhatikan agar pencatatan persediaan dan biaya tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Dengan mencatat setiap penerimaan bahan, penggunaan material, penyelesaian produksi, dan penjualan secara konsisten, perusahaan dapat memantau ketersediaan stok sekaligus memperoleh informasi yang lebih baik untuk pengambilan keputusan.
Penggunaan Accurate dapat membantu mendukung pencatatan tersebut apabila fitur dan alur transaksi dikonfigurasi sesuai kebutuhan bisnis. Namun, ketepatan data tetap bergantung pada kelengkapan dokumen, kedisiplinan pencatatan, dan pemeriksaan persediaan secara berkala.