Accurate Accounting Software merupakan solusi akuntansi yang banyak digunakan oleh perusahaan di Indonesia untuk membantu pengelolaan keuangan secara efisien dan akurat. Namun, seperti halnya penggunaan software lain, pengguna baru sering kali mengalami kesalahan dalam pengoperasian awal. Kesalahan ini umumnya terjadi karena kurangnya pemahaman terhadap fitur dan alur kerja sistem Accurate.
Agar Anda dapat menggunakan Accurate dengan optimal, berikut adalah beberapa kesalahan umum pengguna baru dan cara menghindarinya.
1. Tidak Melakukan Pengaturan Awal dengan Benar
Banyak pengguna baru langsung mencatat transaksi tanpa menyesuaikan pengaturan awal (setup data), seperti periode akuntansi, daftar akun, dan saldo awal. Akibatnya, laporan keuangan menjadi tidak akurat dan sulit diperbaiki di kemudian hari.
Cara menghindarinya:
Sebelum mulai menggunakan Accurate, pastikan seluruh data awal seperti akun-akun pada chart of account, saldo awal, pelanggan, pemasok, dan item sudah dimasukkan dengan benar. Gunakan fitur Data Awal untuk memudahkan proses setup.
2. Salah Memilih Tipe Transaksi
Kesalahan ini sering terjadi pada transaksi penjualan dan pembelian. Misalnya, pengguna mencatat pembayaran langsung di menu yang salah, atau tidak membuat faktur terlebih dahulu.
Cara menghindarinya:
Pahami alur transaksi di Accurate. Untuk penjualan, misalnya, urutan yang benar adalah Sales Order → Delivery Order → Sales Invoice → Payment. Pastikan setiap transaksi mengikuti urutan agar sistem dapat mencatat jurnal secara otomatis dengan benar.
3. Tidak Memahami Fungsi Pajak (PPN dan PPh)
Banyak pengguna baru yang lupa mengatur kode pajak pada transaksi, sehingga laporan PPN dan PPh menjadi tidak akurat. Hal ini bisa menimbulkan kesalahan dalam pelaporan pajak ke DJP.
Cara menghindarinya:
Gunakan fitur Pajak di Accurate untuk mengatur tarif dan jenis pajak yang sesuai. Pastikan setiap transaksi pembelian atau penjualan memiliki kode pajak yang benar agar laporan pajak otomatis tersusun dengan tepat.
4. Mengabaikan Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi bank sering diabaikan oleh pengguna baru, padahal fitur ini penting untuk memastikan saldo kas dan bank di Accurate sesuai dengan mutasi rekening sebenarnya.
Cara menghindarinya:
Lakukan rekonsiliasi secara rutin, minimal setiap akhir bulan. Cocokkan transaksi di Accurate dengan mutasi rekening dari bank agar tidak ada selisih atau kesalahan pencatatan.
5. Tidak Memanfaatkan Laporan dan Analisis
Sebagian pengguna hanya menggunakan Accurate sebatas mencatat transaksi tanpa memanfaatkan berbagai laporan keuangan dan analisis data yang tersedia. Padahal, laporan-laporan ini dapat membantu dalam pengambilan keputusan bisnis.
Cara menghindarinya:
Gunakan fitur Laporan untuk memantau performa bisnis. Anda bisa melihat laporan laba rugi, arus kas, hingga analisis penjualan. Semakin sering laporan digunakan, semakin mudah Anda memahami kondisi keuangan perusahaan.
Menggunakan Accurate memang memberikan banyak kemudahan, namun tetap dibutuhkan pemahaman dasar agar hasilnya maksimal. Dengan menghindari lima kesalahan umum di atas, pengguna baru dapat memastikan bahwa data keuangan tercatat dengan benar dan laporan yang dihasilkan lebih akurat.
Jika Anda membutuhkan bantuan dalam implementasi atau pelatihan penggunaan Accurate, ACIS Indonesia siap membantu melalui layanan konsultasi dan training profesional.