Banyak perusahaan sudah menggunakan Accurate Online untuk accounting dan laporan keuangan, tetapi aktivitas operasional sehari-hari berjalan di software yang berbeda.
Tim sales mungkin menggunakan CRM. Gudang menggunakan WMS. Toko menggunakan POS. Divisi operasional memiliki aplikasi internal sendiri. Bahkan tidak sedikit perusahaan yang masih menggunakan Excel untuk mengolah transaksi sebelum datanya masuk ke accounting.
Akibatnya muncul satu pekerjaan yang sebenarnya tidak memberikan banyak nilai:
input data yang sama berulang kali.
Data sudah tersedia di sistem operasional, tetapi finance masih harus menginput, mengimpor, atau merekapnya kembali ke Accurate.
Pertanyaannya:
Bisakah Accurate diintegrasikan dengan software perusahaan sehingga data dapat mengalir secara otomatis?
Jawabannya: bisa.
Accurate Online menyediakan API yang memungkinkan aplikasi lain berkomunikasi dengan Accurate. Namun keberhasilan integrasi tidak hanya ditentukan oleh API. Yang jauh lebih penting adalah bagaimana alur data, mapping, validasi, dan proses bisnisnya dirancang.
Software Apa Saja yang Bisa Diintegrasikan dengan Accurate?
Pada prinsipnya, berbagai sistem dapat dihubungkan dengan Accurate selama tersedia cara untuk mengambil atau mengirim data dari sistem tersebut.
Contohnya:
- POS (Point of Sale)
- ERP atau aplikasi operasional perusahaan
- WMS / Warehouse Management System
- CRM
- Marketplace dan e-commerce
- Aplikasi sales
- Sistem purchasing
- Aplikasi produksi
- Sistem internal/custom application
- Website atau aplikasi online
- Database perusahaan
- Excel atau CSV
Namun bukan berarti semua data dari sistem tersebut harus dimasukkan ke Accurate.
Ini justru salah satu kesalahan yang perlu dihindari.
Tujuan integrasi bukan memindahkan seluruh isi software A ke software B, tetapi menentukan data mana yang memang dibutuhkan oleh accounting.
Contoh Sederhana: Sistem Penjualan → Accurate
Misalnya sebuah perusahaan mempunyai aplikasi penjualan sendiri.
Di aplikasi tersebut terjadi:
Sales Order → Pengiriman → Invoice → Pembayaran.
Tanpa integrasi, prosesnya mungkin seperti ini:
Sales membuat transaksi
↓
Admin memproses transaksi di sistem operasional
↓
Finance menerima laporan
↓
Finance input ulang ke Accurate
↓
Finance mengecek kembali datanya
Padahal sebagian besar informasi transaksi tersebut sebenarnya sudah tersedia.
Dengan integrasi, alurnya dapat menjadi:
Software Penjualan
↓
Integration Layer
↓
Mapping & Validation
↓
Accurate Online API
↓
Accurate Online
Dengan begitu, data yang memenuhi kriteria tertentu dapat diteruskan ke Accurate tanpa harus diketik ulang.
Data Apa yang Bisa Dikirim ke Accurate?
Jenis data yang perlu diintegrasikan tergantung proses bisnis perusahaan.
Beberapa contoh yang umum antara lain:
1. Data Customer
Jika customer dibuat di CRM atau sistem penjualan, informasi customer dapat diteruskan ke sistem accounting sesuai kebutuhan.
Misalnya:
Customer Code → Nama → Alamat → NPWP → Termin Pembayaran.
Dengan demikian tim finance tidak perlu membuat master customer yang sama secara manual.
2. Data Penjualan
Transaksi dari POS, ERP, marketplace atau aplikasi internal dapat diterjemahkan menjadi transaksi yang sesuai di Accurate.
Data yang dikirim dapat mencakup:
- nomor transaksi;
- tanggal;
- customer;
- produk;
- quantity;
- harga;
- diskon;
- pajak;
- salesperson; dan
- informasi lain yang diperlukan.
3. Pembayaran
Jika pembayaran tercatat di sistem lain, data tersebut dapat diproses agar pencatatan keuangan tidak perlu dilakukan dua kali.
4. Inventory
Pada perusahaan tertentu, transaksi operasional juga berhubungan dengan persediaan.
Misalnya:
barang masuk, barang keluar, transfer gudang, penjualan atau adjustment tertentu.
Tetapi desain integrasinya harus hati-hati agar tidak terjadi pencatatan stok ganda.
5. Pembelian
Sistem purchasing internal juga dapat menjadi sumber data untuk proses tertentu di accounting.
Contohnya:
supplier → purchase order → penerimaan → invoice supplier.
Tidak semua tahap harus dikirim ke Accurate. Itu tergantung pembagian fungsi antara sistem operasional dan accounting.
Mengapa Tidak Langsung Hubungkan API Saja?
Secara teknis, API memungkinkan dua aplikasi bertukar data.
Tetapi masalah integrasi perusahaan biasanya bukan:
“Apakah API-nya bisa terkoneksi?”
Masalah sebenarnya justru:
“Data apa yang harus dikirim dan bagaimana data tersebut harus dicatat?”
Misalnya software internal mempunyai customer:
PT Maju Jaya
sedangkan Accurate mempunyai:
MJ-001 – PT Maju Jaya Abadi
Apakah itu customer yang sama?
Atau sistem operasional mempunyai kode produk:
PROD-001
sedangkan Accurate menggunakan:
ITEM-A001
Integrasi harus mengetahui hubungan keduanya.
Inilah yang disebut data mapping.
Mapping Data Menjadi Bagian Penting
Sebelum integrasi dijalankan, biasanya perlu dibuat mapping antara sistem sumber dan Accurate.
Contohnya:
| Sistem Operasional | Accurate |
|---|---|
| CUSTOMER-001 | CUST-0001 |
| SKU-A01 | ITEM-1001 |
| OUTLET-JKT | Gudang Jakarta |
| QRIS | Bank/clearing QRIS |
| SALES-01 | Salesman A |
Mapping dapat berlaku untuk:
- customer;
- supplier;
- produk;
- gudang;
- cabang;
- salesperson;
- pajak;
- metode pembayaran;
- akun; dan
- berbagai master lainnya.
Integrasi yang berhasil mengirim data tetapi salah mapping bisa justru menciptakan masalah baru.
Karena itu, integrasi bukan hanya pekerjaan programming.
Pemahaman terhadap proses accounting dan operasional juga penting.
Bagaimana Jika Data dari Software Perusahaan Salah?
Ini pertanyaan penting.
Bayangkan sistem operasional mengirim 10.000 transaksi.
Sebanyak 9.980 transaksi berhasil masuk ke Accurate.
Tetapi 20 transaksi gagal.
Tanpa mekanisme monitoring, finance mungkin tidak mengetahui ada transaksi yang tertinggal.
Karena itu integration layer idealnya memiliki mekanisme seperti:
Validation
Memastikan data memenuhi aturan sebelum dikirim.
Logging
Mencatat transaksi yang sudah dan belum diproses.
Error Handling
Menangani transaksi yang gagal.
Queue
Mengatur antrean pengiriman data.
Retry
Mencoba kembali transaksi yang gagal karena masalah sementara.
Dengan demikian integrasi tidak hanya bekerja ketika kondisi sempurna, tetapi juga membantu menangani kondisi ketika terjadi masalah.
Apakah Integrasi Harus Real-Time?
Tidak selalu.
Ini juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Real-Time / Near Real-Time
Data dikirim segera setelah transaksi terjadi atau dalam interval yang sangat pendek.
Cocok apabila informasi memang perlu tersedia dengan cepat.
Scheduled Integration
Data dikirim setiap periode tertentu.
Misalnya:
setiap 15 menit, setiap jam, atau setiap malam.
Untuk banyak kebutuhan accounting, metode seperti ini sudah cukup.
Batch Integration
Transaksi dikumpulkan terlebih dahulu lalu dikirim sekaligus.
Misalnya penjualan seluruh outlet dikirim pada akhir hari.
Pendekatan ini dapat lebih sederhana untuk perusahaan dengan volume transaksi yang sangat besar.
Jadi jangan otomatis memilih real-time hanya karena terdengar lebih canggih.
Integrasi terbaik adalah yang sesuai kebutuhan bisnis.
Apakah Semua Transaksi Harus Masuk Detail?
Belum tentu.
Misalnya sebuah jaringan retail mempunyai:
100 outlet × 500 transaksi/hari = 50.000 transaksi/hari.
Apakah 50.000 transaksi tersebut harus menjadi 50.000 transaksi terpisah di Accurate?
Belum tentu.
Perusahaan mungkin membutuhkan detail penuh.
Tetapi perusahaan lain mungkin cukup membutuhkan rekap:
Penjualan Harian – Outlet A
Tunai: Rp10 juta
QRIS: Rp25 juta
Kartu: Rp15 juta
Total: Rp50 juta
Keputusan detail vs summary harus ditentukan berdasarkan kebutuhan:
- accounting;
- inventory;
- audit trail;
- rekonsiliasi;
- management reporting; dan
- volume transaksi.
Contoh Software yang Sering Perlu Dihubungkan dengan Accurate
POS → Accurate
POS menangani transaksi toko.
Accurate menangani accounting.
Data penjualan, pembayaran, retur, dan persediaan tertentu dapat diintegrasikan agar finance tidak melakukan input ulang.
WMS → Accurate
WMS menangani aktivitas gudang secara lebih detail.
Accurate menangani pencatatan inventory dan accounting.
Integrasi dapat dibuat untuk memastikan transaksi yang relevan di warehouse diterjemahkan menjadi pencatatan yang sesuai.
CRM → Accurate
CRM fokus pada customer dan proses sales.
Ketika proses sudah mencapai tahap tertentu—misalnya deal atau invoice—data yang dibutuhkan dapat diteruskan ke accounting.
Marketplace → Accurate
Perusahaan yang mempunyai volume transaksi marketplace tinggi dapat mempertimbangkan otomatisasi data penjualan, pembayaran, fee, retur, atau settlement.
Sistem Internal → Accurate
Ini salah satu kasus yang paling menarik.
Banyak perusahaan mempunyai software sendiri yang sudah digunakan bertahun-tahun dan sangat sesuai dengan proses bisnis mereka.
Perusahaan tidak harus mengganti seluruh software tersebut hanya karena ingin menggunakan Accurate untuk accounting.
Dalam kondisi tertentu, lebih masuk akal membuat:
Sistem Existing → Integration Layer → Accurate Online.
Sistem lama tetap menangani operasional.
Accurate menangani accounting.
API atau Import Excel: Mana yang Lebih Tepat?
Integrasi API bukan selalu jawaban terbaik.
Misalnya perusahaan hanya perlu memasukkan beberapa ratus transaksi satu kali setiap akhir bulan.
Membangun API integration bisa jadi terlalu kompleks.
Mekanisme import melalui Excel mungkin sudah cukup.
Sebaliknya, jika:
- transaksi terjadi setiap hari;
- volume mencapai ribuan;
- banyak cabang/outlet;
- proses manual memakan banyak waktu;
- kesalahan input sering terjadi; atau
- data dibutuhkan lebih cepat,
integrasi API mulai menjadi lebih masuk akal.
Sederhananya:
Volume rendah + periodik → Excel/import bisa cukup.
Volume tinggi + rutin + multi-sistem → API integration layak dipertimbangkan.
Apa Keuntungan Integrasi Accurate dengan Software Perusahaan?
Tujuan utama integrasi bukan sekadar membuat sistem terlihat canggih.
Manfaat yang dicari justru lebih praktis.
Mengurangi Double Input
Data yang sudah tersedia tidak perlu diketik kembali oleh finance.
Mengurangi Human Error
Semakin sedikit proses manual, semakin kecil peluang salah input.
Mempercepat Closing
Finance tidak harus menunggu seluruh data direkap dan dimasukkan satu per satu.
Data Lebih Konsisten
Operasional dan accounting menggunakan aliran data yang lebih terstruktur.
Finance Bisa Fokus ke Analisis
Waktu yang sebelumnya digunakan untuk memindahkan data dapat dialihkan ke rekonsiliasi, analisis, budgeting, dan aktivitas yang lebih bernilai.
AOLinx: Menjembatani Software Perusahaan dengan Accurate Online
Untuk kebutuhan integrasi melalui API, ACIS Indonesia mengembangkan AOLinx sebagai integration layer antara sistem operasional perusahaan dan Accurate Online.
Konsepnya sederhana:
Software Perusahaan
↓
AOLinx
↓
Mapping & Validation
↓
Accurate Online API
↓
Accurate Online
AOLinx dapat digunakan sebagai jembatan untuk kebutuhan integrasi dari POS, WMS, marketplace, ERP, aplikasi internal, maupun sistem lain yang perlu bertukar data dengan Accurate Online.
Yang penting, proses integrasi sebaiknya tidak langsung dimulai dari coding.
Tahap awal justru perlu menjawab:
Data berasal dari mana?
Data apa yang perlu masuk ke Accurate?
Kapan data dikirim?
Apakah perlu detail atau cukup rekap?
Bagaimana mapping master datanya?
Apa yang terjadi jika transaksi gagal?
Bagaimana finance melakukan rekonsiliasi?
Setelah alur tersebut jelas, baru integrasi teknis dibangun.
Pelajari AOLinx – Integrasi API ke Accurate Online
Kesimpulan
Jadi, bisakah Accurate diintegrasikan dengan software perusahaan?
Bisa.
Accurate Online dapat menjadi bagian dari ekosistem sistem perusahaan tanpa harus menggantikan seluruh software operasional yang sudah digunakan.
POS tetap menjadi POS. WMS tetap menangani gudang. CRM tetap menangani sales. Sistem internal tetap menjalankan proses operasionalnya.
Data yang relevan kemudian diteruskan ke Accurate melalui integrasi yang dirancang sesuai kebutuhan accounting.
Yang perlu diperhatikan justru bukan hanya koneksi API, melainkan mapping data, validasi, volume transaksi, detail vs summary, error handling, serta rekonsiliasi.
Masih Input Ulang Data dari Software Lain ke Accurate?
Jika tim finance Anda masih melakukan export → Excel → rekap → import/input ulang ke Accurate, ada baiknya alur tersebut dievaluasi terlebih dahulu.
ACIS dapat membantu memetakan proses existing dan menentukan apakah kebutuhan Anda lebih tepat menggunakan import data, integrasi API melalui AOLinx, atau kombinasi keduanya.