Di era digital, penggunaan software akuntansi menjadi salah satu kebutuhan penting bagi perusahaan dalam mengelola transaksi dan laporan keuangan. Namun, memilih software akuntansi saja belum tentu cukup. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa sistem tersebut dapat diterapkan sesuai dengan alur bisnis yang berjalan.
Di sinilah proses implementasi Accurate menjadi penting. PT Aneka Cipta Solusindo (ACIS Indonesia) hadir untuk membantu perusahaan dalam menerapkan software Accurate sesuai dengan kebutuhan bisnis, mulai dari persiapan database, pengaturan awal, migrasi data, hingga pendampingan penggunaan sistem.
Apa Itu Implementasi Accurate?
Implementasi Accurate merupakan proses penerapan software Accurate ke dalam aktivitas bisnis perusahaan.
Setiap perusahaan memiliki karakteristik dan alur transaksi yang berbeda. Perusahaan perdagangan memiliki kebutuhan yang berbeda dengan perusahaan jasa, manufaktur, kontraktor, maupun bisnis yang memiliki banyak cabang.
Oleh karena itu, implementasi tidak hanya dilakukan dengan membuat database dan memasukkan data perusahaan. Proses implementasi perlu memahami terlebih dahulu bagaimana perusahaan melakukan transaksi sehari-hari, kemudian menerjemahkan alur tersebut ke dalam sistem Accurate.
Peran ACIS Indonesia dalam Implementasi Accurate
ACIS Indonesia membantu perusahaan dalam proses penerapan Accurate agar sistem dapat digunakan secara optimal.
Dalam proses implementasi, tim tidak hanya berfokus pada penggunaan fitur, tetapi juga membantu perusahaan memahami bagaimana transaksi bisnis dapat dicatat dengan benar di dalam sistem.
Beberapa layanan yang dapat dilakukan dalam proses implementasi antara lain:
1. Analisis Kebutuhan Bisnis
Tahap awal implementasi adalah memahami kebutuhan perusahaan.
Tim perlu mengetahui bagaimana proses bisnis berjalan, seperti:
- Bagaimana proses penjualan dilakukan.
- Bagaimana perusahaan melakukan pembelian.
- Bagaimana pengelolaan persediaan.
- Bagaimana proses pembayaran dan penerimaan.
- Bagaimana perusahaan mengelola kas dan bank.
- Bagaimana perusahaan menghasilkan laporan.
- Bagaimana sistem approval atau proses internal perusahaan berjalan.
Informasi tersebut menjadi dasar untuk menentukan konfigurasi Accurate yang sesuai.
2. Setup Database Accurate
Setelah kebutuhan perusahaan dipahami, proses selanjutnya adalah melakukan persiapan database.
Setup dapat mencakup pengaturan informasi perusahaan, chart of accounts, pelanggan, pemasok, barang dan jasa, gudang, pajak, akun kas dan bank, serta berbagai master data lainnya.
Tahap ini penting karena struktur database akan memengaruhi proses transaksi dan laporan yang dihasilkan.
3. Mapping Alur Transaksi
Salah satu bagian penting dalam implementasi Accurate adalah melakukan mapping transaksi.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki alur:
Sales Order → Pengiriman Barang → Faktur Penjualan → Penerimaan Pelanggan
Alur tersebut perlu diterjemahkan ke dalam transaksi yang tersedia di Accurate.
Dengan mapping yang tepat, transaksi operasional dapat menghasilkan pencatatan akuntansi yang sesuai.
4. Migrasi dan Input Data
Perusahaan yang sebelumnya menggunakan sistem lain biasanya sudah memiliki data yang harus dipindahkan ke Accurate.
Data yang dapat dipersiapkan antara lain:
- Data pelanggan.
- Data pemasok.
- Data barang.
- Daftar akun.
- Saldo awal.
- Data persediaan.
- Saldo piutang dan hutang.
- Data aset.
- Data pendukung lainnya.
Proses migrasi perlu dilakukan secara terstruktur agar data yang masuk ke sistem dapat digunakan dengan baik.
5. Custom Report
Setiap perusahaan terkadang membutuhkan laporan dengan format tertentu yang tidak selalu tersedia dalam bentuk standar.
Dalam kondisi tersebut, ACIS dapat membantu perusahaan dalam menyesuaikan laporan berdasarkan kebutuhan informasi perusahaan.
Custom report dapat digunakan untuk membantu manajemen memperoleh informasi yang lebih spesifik sesuai dengan kebutuhan operasional maupun pengambilan keputusan.
6. Training Pengguna
Implementasi sistem tidak akan berjalan optimal jika pengguna belum memahami cara menggunakannya.
Karena itu, training menjadi bagian penting dalam proses implementasi.
Materi training dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pengguna, seperti bagian:
- Accounting.
- Finance.
- Purchasing.
- Sales.
- Warehouse.
- Management.
Dengan training berdasarkan alur pekerjaan masing-masing bagian, pengguna dapat lebih mudah memahami hubungan antara aktivitas operasional dan pencatatan akuntansi di Accurate.
7. Pendampingan Setelah Implementasi
Setelah sistem mulai digunakan, perusahaan mungkin menemukan berbagai kondisi atau transaksi yang membutuhkan penyesuaian.
ACIS dapat memberikan pendampingan setelah implementasi untuk membantu pengguna memahami penggunaan sistem dan menyelesaikan kendala yang muncul dalam proses operasional.
Pendampingan ini penting karena proses belajar menggunakan sistem biasanya berlangsung seiring dengan penggunaan Accurate dalam aktivitas perusahaan sehari-hari.
Contoh Implementasi Accurate pada Perusahaan Perdagangan
Sebagai contoh, sebuah perusahaan perdagangan sebelumnya mencatat transaksi menggunakan spreadsheet dan memiliki beberapa gudang.
Perusahaan tersebut kemudian menggunakan Accurate untuk mengelola transaksi.
Proses implementasi dapat dilakukan melalui beberapa tahapan:
Analisis bisnis → Setup database → Input master data → Mapping transaksi → Input saldo awal → Training → Go Live → Support
Setelah sistem berjalan, transaksi penjualan dapat dicatat melalui Accurate dan terhubung dengan informasi piutang serta persediaan.
Begitu pula dengan transaksi pembelian yang dapat memengaruhi hutang dan persediaan perusahaan.
Dengan proses yang terintegrasi, perusahaan dapat memperoleh informasi yang lebih mudah dipantau dibandingkan apabila setiap bagian mencatat transaksi secara terpisah.
Implementasi Bukan Sekadar Mengajarkan Cara Menggunakan Software
Salah satu kesalahpahaman yang sering terjadi adalah menganggap implementasi software hanya sebatas mengajarkan pengguna cara menekan tombol atau memasukkan transaksi.
Padahal, implementasi yang baik perlu melihat hubungan antara proses bisnis, transaksi, dan pencatatan akuntansi.
Sebagai contoh, ketika perusahaan melakukan penjualan secara kredit, implementator perlu memahami bagaimana transaksi tersebut berjalan dari sisi operasional hingga menghasilkan pencatatan piutang dan pendapatan.
Dengan pendekatan tersebut, pengguna tidak hanya mengetahui cara melakukan transaksi di Accurate, tetapi juga memahami alasan mengapa transaksi tersebut dilakukan dengan cara tertentu.
Tantangan dalam Implementasi Accurate
Setiap implementasi memiliki tantangan yang berbeda.
Beberapa di antaranya adalah:
Perbedaan proses bisnis
Tidak semua perusahaan memiliki alur transaksi yang sama. Sistem perlu disesuaikan dengan proses bisnis yang berjalan.
Kualitas data lama
Data dari sistem sebelumnya terkadang belum memiliki format yang sesuai dengan kebutuhan database baru sehingga perlu dilakukan pengecekan dan penyesuaian.
Pemahaman pengguna
Pengguna yang terbiasa menggunakan sistem lama membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan sistem baru.
Kebutuhan laporan khusus
Perusahaan terkadang membutuhkan laporan dengan format dan informasi tertentu sehingga perlu dilakukan penyesuaian.
Karena itu, komunikasi antara perusahaan dan implementator menjadi salah satu faktor penting selama proses implementasi.
Mengapa Memilih Jasa Implementasi?
Menggunakan software akuntansi tanpa memahami konfigurasi dan alur transaksinya dapat menyebabkan perusahaan kesulitan dalam menghasilkan laporan yang sesuai.
Dengan menggunakan jasa implementasi, perusahaan dapat memperoleh pendampingan mulai dari tahap persiapan hingga sistem siap digunakan.
ACIS Indonesia membantu perusahaan memahami bagaimana Accurate dapat diterapkan pada proses bisnis mereka, bukan hanya bagaimana cara menggunakan software tersebut.
Kesimpulan
Implementasi Accurate merupakan proses yang lebih luas daripada sekadar instalasi software atau training pengguna. Implementasi mencakup pemahaman proses bisnis, setup database, mapping transaksi, pengelolaan data, training pengguna, hingga pendampingan setelah sistem digunakan.
Melalui pengalaman dalam implementasi Accurate, ACIS Indonesia membantu perusahaan menerapkan sistem akuntansi yang lebih terstruktur dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Dengan proses implementasi yang tepat, Accurate dapat dimanfaatkan tidak hanya sebagai alat pencatatan transaksi, tetapi juga sebagai sistem yang membantu perusahaan memperoleh informasi keuangan dan operasional untuk mendukung aktivitas bisnis sehari-hari.