Di era bisnis yang semakin berkembang, tidak sedikit perusahaan yang memiliki lebih dari satu entitas atau database perusahaan. Kondisi ini membuat kebutuhan akan laporan keuangan yang terintegrasi menjadi semakin penting. Bagi perusahaan yang menggunakan Accurate Online dan memiliki beberapa database, proses konsolidasi dapat menjadi pekerjaan yang cukup kompleks apabila masih dilakukan secara manual menggunakan spreadsheet.
Mulai dari mengumpulkan jurnal dari masing-masing perusahaan, melakukan rekonsiliasi transaksi antar perusahaan, menentukan jurnal eliminasi, hingga menyusun laporan laba rugi dan neraca konsolidasi, seluruh proses tersebut membutuhkan ketelitian dan waktu yang tidak sedikit.
KONSAOL hadir sebagai aplikasi berbasis web yang dirancang untuk membantu tim Finance dan Accounting melakukan konsolidasi data dari beberapa perusahaan yang menggunakan Accurate Online secara lebih terstruktur.
Apa Itu KONSAOL?
KONSAOL merupakan aplikasi yang terintegrasi dengan Accurate Online untuk membantu proses multi-company consolidation, rekonsiliasi intercompany, mapping eliminasi, hingga penyusunan laporan konsolidasi.
Dengan KONSAOL, data dari beberapa database perusahaan dapat dikelola dalam satu workspace. Data seperti Chart of Accounts (COA) dan Journal Voucher dapat disinkronisasikan sehingga tim Finance tidak perlu terus-menerus melakukan proses copy-paste data secara manual ke berbagai file Excel.
KONSAOL sendiri merupakan aplikasi terpisah yang terintegrasi dengan Accurate Online, bukan produk resmi milik Accurate Online.
Mengapa Konsolidasi Manual Bisa Menjadi Masalah?
Pada perusahaan dengan beberapa entitas, proses konsolidasi dapat menjadi semakin sulit seiring bertambahnya jumlah transaksi dan database.
Beberapa masalah yang sering muncul antara lain:
- Data jurnal tersebar di berbagai database perusahaan.
- Rekapitulasi menggunakan Excel berpotensi menimbulkan kesalahan formula.
- Perbedaan saldo antar perusahaan membutuhkan pengecekan secara manual.
- Transaksi intercompany seperti piutang dan hutang antar perusahaan perlu direkonsiliasi.
- Proses eliminasi harus dilakukan dengan hati-hati agar laporan konsolidasi tetap balance.
- Perubahan data menjadi lebih sulit ditelusuri ketika menggunakan banyak file spreadsheet.
KONSAOL dirancang untuk mengurangi pekerjaan manual tersebut dengan menggabungkan proses sinkronisasi, rekonsiliasi, eliminasi, dan pelaporan dalam satu workflow.
Fitur Utama KONSAOL
1. Integrasi Accurate Online dengan OAuth
KONSAOL menyediakan koneksi melalui OAuth sehingga pengguna dapat menghubungkan akun Accurate Online tanpa harus melakukan input token secara manual.
Hal ini membuat proses koneksi database menjadi lebih praktis dan terstruktur.
2. Multi Database / Multi Company
Perusahaan dapat menghubungkan beberapa database Accurate Online dalam satu workspace.
Fitur ini sangat relevan bagi holding company atau grup usaha yang memiliki beberapa entitas dan membutuhkan laporan keuangan secara gabungan.
3. Background Incremental Sync
Salah satu fitur yang menarik adalah kemampuan melakukan incremental synchronization.
Setelah proses initial sync dilakukan, Quick Sync dapat mengambil perubahan terbaru tanpa harus melakukan sinkronisasi seluruh data dari awal setiap kali.
KONSAOL juga menggunakan background job sehingga pengguna tetap dapat berpindah halaman ketika proses sinkronisasi berlangsung. Sistem juga menyediakan progress, resume, dan mekanisme retry ketika terjadi kendala tertentu seperti rate limit.
4. Sinkronisasi COA dan Journal Voucher
KONSAOL dapat melakukan sinkronisasi Chart of Accounts dan detail Journal Voucher dari masing-masing perusahaan.
Data tersebut kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk proses rekonsiliasi dan penyusunan laporan konsolidasi.
5. Rekonsiliasi Intercompany
Dalam grup perusahaan, transaksi antar entitas merupakan salah satu bagian penting yang perlu diperhatikan.
KONSAOL menyediakan fitur Intercompany Reconciliation untuk membantu membandingkan saldo akun antar perusahaan. Status transaksi dapat ditampilkan sebagai:
- Matched
- Difference
- Unmatched
- Tidak cocok
Dengan demikian, tim Finance dapat lebih mudah menemukan perbedaan sebelum laporan konsolidasi dibuat.
6. Transaction Matching
Selain membandingkan saldo, KONSAOL juga menyediakan fitur transaction matching.
Pencocokan transaksi dapat menggunakan beberapa informasi seperti nominal, tanggal, reference/JV, memo, customer/vendor, hingga confidence score.
Fitur ini dapat membantu mempercepat proses pencarian transaksi yang saling berhubungan antar perusahaan.
7. Mapping dan Jurnal Eliminasi
Setelah proses rekonsiliasi selesai, transaksi yang perlu dieliminasi dapat diproses melalui fitur mapping dan jurnal eliminasi.
Pengguna dapat memilih pasangan akun, menentukan tanggal jurnal, melihat preview debit dan kredit, kemudian menyimpan jurnal eliminasi yang sudah balance.
Dengan workflow tersebut, proses eliminasi dapat dilakukan secara lebih terkontrol dibandingkan jika seluruh proses dilakukan secara manual melalui spreadsheet.
8. Laporan Laba Rugi dan Neraca Konsolidasi
Hasil dari proses konsolidasi dapat ditampilkan dalam bentuk laporan Laba Rugi dan Neraca.
Laporan dapat mencakup laporan masing-masing perusahaan, eliminasi, serta total konsolidasi sehingga tim Finance dan Management dapat memperoleh gambaran kondisi keuangan grup secara lebih menyeluruh.
Laporan tersebut juga dapat diekspor ke dalam format Excel maupun PDF.
Siapa yang Cocok Menggunakan KONSAOL?
KONSAOL terutama ditujukan untuk perusahaan yang mulai memiliki struktur bisnis yang lebih kompleks.
Holding Company
Perusahaan holding yang memiliki beberapa anak perusahaan dapat menggunakan KONSAOL untuk membantu proses konsolidasi laporan keuangan secara rutin.
Tim Finance dan Accounting
Tim Finance dan Accounting dapat memanfaatkan KONSAOL untuk mengurangi pekerjaan manual dalam proses rekonsiliasi, transaction matching, dan eliminasi intercompany.
Management
Management dapat memperoleh laporan keuangan gabungan dengan proses yang lebih terstruktur sehingga informasi keuangan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
Bagaimana Cara Kerja KONSAOL?
Secara sederhana, workflow KONSAOL terdiri dari beberapa tahap:
1. Hubungkan Accurate Online
Pengguna menghubungkan akun Accurate Online dan memilih database perusahaan yang akan digunakan.
2. Sinkronisasi Data
COA dan Journal Voucher dari database yang dipilih kemudian disinkronisasikan ke KONSAOL.
3. Rekonsiliasi
Tim Finance dapat melakukan pengecekan saldo dan matching transaksi intercompany.
4. Eliminasi
Transaksi yang perlu dieliminasi dapat diproses melalui mapping dan pembuatan jurnal eliminasi.
5. Laporan Konsolidasi
Setelah proses selesai, pengguna dapat melihat laporan konsolidasi serta mengekspornya ke Excel atau PDF.
Salah Satu Keunggulan: Dirancang untuk Data Besar
Ketika jumlah transaksi sudah mencapai puluhan ribu jurnal, melakukan full synchronization berulang kali tentunya dapat memakan waktu.
KONSAOL menggunakan pendekatan initial sync yang dilakukan pada awal penggunaan. Setelah itu, Quick Sync dapat mengambil perubahan terbaru sehingga proses sinkronisasi berikutnya menjadi lebih ringan.
Selain itu, proses sinkronisasi berjalan sebagai background job dan dapat dilanjutkan kembali apabila proses sempat terputus.
Harga KONSAOL
KONSAOL menyediakan trial selama 3 hari dengan maksimal 3 database untuk mencoba workflow utama.
Untuk penggunaan rutin, tersedia paket tahunan sebesar Rp2.500.000 per tahun dengan maksimal 5 database.
Apabila perusahaan membutuhkan database tambahan, tersedia add-on sebesar Rp1.000.000 per tahun untuk setiap tambahan database, dengan maksimal 5 slot tambahan. Dengan add-on tersebut, total database dapat mencapai hingga 10 database dalam satu akun.
Kesimpulan
Konsolidasi laporan keuangan merupakan bagian penting bagi perusahaan yang memiliki banyak entitas. Semakin banyak perusahaan dan transaksi yang harus digabungkan, semakin besar pula kebutuhan terhadap proses yang terstruktur dan mudah ditelusuri.
KONSAOL hadir sebagai solusi untuk membantu menyederhanakan proses konsolidasi Accurate Online, mulai dari sinkronisasi data, rekonsiliasi intercompany, transaction matching, mapping eliminasi, hingga penyusunan laporan konsolidasi.
Dengan mengurangi ketergantungan terhadap proses copy-paste dan spreadsheet, tim Finance dan Accounting dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk melakukan analisis keuangan dibandingkan pekerjaan administratif yang berulang.
Bagi perusahaan yang mulai berkembang menjadi multi-company atau holding company dan menggunakan Accurate Online pada beberapa entitas, KONSAOL dapat menjadi salah satu solusi yang menarik untuk membuat proses konsolidasi menjadi lebih cepat, rapi, dan mudah direview.