Pesanan Pembelian di Accurate Online: Fungsi, Cara Membuat, dan Manfaatnya untuk Bisnis
Dalam dunia bisnis, pembelian barang dan bahan menjadi bagian penting untuk menjaga kelancaran operasional. Proses pembelian yang tidak terkelola dengan baik dapat menyebabkan kelebihan stok, keterlambatan produksi, atau pemborosan biaya.
Untungnya, Accurate Online menyediakan fitur Pesanan Pembelian (Purchase Order) yang membantu perusahaan mencatat dan mengontrol setiap transaksi pembelian dengan mudah, akurat, dan terintegrasi.
1. Apa Itu Pesanan Pembelian di Accurate Online?
Pesanan Pembelian (Purchase Order/PO) di Accurate Online adalah dokumen resmi yang digunakan perusahaan untuk memesan barang atau jasa kepada pemasok (supplier). Dokumen ini mencatat detail seperti:
-
Nama dan alamat pemasok,
-
Barang yang dipesan, jumlah, dan harga,
-
Tanggal pengiriman, serta
-
Syarat pembayaran.
Dengan fitur ini, setiap transaksi pembelian akan tercatat otomatis dan bisa dihubungkan dengan Permintaan Pembelian, Penerimaan Barang, hingga Faktur Pembelian, sehingga proses akuntansi menjadi lebih efisien dan minim kesalahan.
2. Fungsi Pesanan Pembelian di Accurate Online
Fitur Pesanan Pembelian (PO) berfungsi sebagai penghubung antara proses Permintaan Pembelian dengan Penerimaan Barang dan Faktur Pembelian. Beberapa fungsi utamanya meliputi:
-
Mencatat pesanan pembelian barang/jasa secara resmi.
-
Mengontrol barang yang dipesan agar tidak terjadi pembelian ganda.
-
Menjadi dasar penerimaan barang di gudang.
-
Menjadi acuan pembuatan faktur pembelian dan pembayaran hutang.
-
Memberikan laporan lengkap pembelian berdasarkan periode, supplier, atau status PO.
3. Fitur Utama Pesanan Pembelian di Accurate Online
| Fitur | Deskripsi |
|---|---|
| Integrasi Modul Otomatis | Terhubung dengan modul Pembelian, Hutang, dan Persediaan. |
| Status PO | Menampilkan status pesanan seperti Open, Partially Received, atau Closed. |
| Cek Stok dan Harga Terbaru | Menampilkan informasi stok dan harga terakhir pembelian. |
| Approval & Hak Akses | Dapat diatur agar memerlukan persetujuan sebelum dikirim ke supplier. |
| Lampiran Dokumen | Bisa menambahkan dokumen pendukung seperti quotation atau kontrak. |
| Desain Cetakan Kustom | Format PO bisa disesuaikan dengan logo dan format perusahaan. |
| Audit Trail | Melacak siapa yang membuat, menyetujui, atau mengubah dokumen. |
4. Cara Membuat Pesanan Pembelian di Accurate Online
Berikut langkah-langkah membuat Pesanan Pembelian (PO) di Accurate Online:
Langkah 1: Buka Menu Pesanan Pembelian
Masuk ke menu Pembelian → Pesanan Pembelian, lalu klik “Tambah Baru”.
Langkah 2: Isi Informasi Umum
Masukkan data berikut:
-
Nama Supplier,
-
Tanggal & Nomor PO,
-
Gudang tujuan pengiriman,
-
Syarat pembayaran,
-
Mata uang (jika menggunakan multi-currency).
Langkah 3: Tambahkan Barang atau Jasa
- Klik “Tambah Barang” dan pilih produk atau jasa yang akan dibeli.
- Isi jumlah, harga per unit, dan diskon (jika ada).
Accurate Online akan otomatis menampilkan stok terakhir dan harga pembelian terakhir untuk referensi.
Langkah 4: Simpan Dokumen
Klik “Simpan & Tutup” atau “Simpan & Cetak” jika ingin langsung mencetak PO untuk dikirim ke supplier.
Pesanan pembelian
Langkah 5: Lanjutkan ke Dokumen Berikutnya
Setelah supplier mengirim barang, PO ini bisa langsung dijadikan dasar untuk:
-
Penerimaan Barang, atau
-
Faktur Pembelian, tanpa perlu input ulang.
5. Integrasi Pesanan Pembelian dengan Modul Lain di Accurate Online
| Modul | Integrasi |
|---|---|
| Permintaan Pembelian | PO dapat dibuat langsung dari dokumen permintaan pembelian yang sudah disetujui. |
| Penerimaan Barang | PO menjadi acuan saat barang diterima agar jumlah dan harga sesuai. |
| Faktur Pembelian | Data PO otomatis muncul saat membuat faktur pembelian. |
| Hutang Usaha | Faktur pembelian dari PO langsung masuk ke daftar hutang. |
| Laporan Pembelian | Semua PO tercatat dan bisa dianalisis dalam berbagai laporan. |
6. Manfaat Menggunakan Pesanan Pembelian di Accurate Online
Meningkatkan Akurasi Pembelian
Setiap pesanan terdokumentasi secara digital, sehingga meminimalkan kesalahan input dan kehilangan dokumen.
Kontrol Anggaran Lebih Baik
Manajemen bisa melihat total nilai pesanan yang sedang berjalan untuk mengendalikan anggaran pembelian.
Mempercepat Proses Pembelian
Semua dokumen pembelian terhubung otomatis, sehingga proses dari permintaan hingga faktur bisa dilakukan dengan cepat.
Transparansi dan Akuntabilitas
Setiap langkah pembelian tercatat dalam sistem, lengkap dengan siapa yang membuat dan menyetujui PO.
Laporan Pembelian Lengkap
Accurate Online menyediakan laporan pesanan pembelian yang bisa difilter berdasarkan supplier, tanggal, atau status.
7. Jenis Laporan Pesanan Pembelian di Accurate Online
Beberapa laporan yang bisa Anda gunakan antara lain:
-
Daftar Pesanan Pembelian (PO List)
-
Pesanan Pembelian Belum Diterima (Outstanding PO)
-
Analisis Nilai Pesanan Pembelian per Supplier
-
Laporan Pembelian Berdasarkan Barang
Laporan ini membantu perusahaan dalam menganalisis performa supplier dan merencanakan pembelian selanjutnya.
8. Kesimpulan
Fitur Pesanan Pembelian di Accurate Online membantu bisnis mengelola proses pembelian secara terintegrasi, akurat, dan efisien. Dengan dukungan otomatisasi dari permintaan hingga pembayaran, perusahaan dapat menghemat waktu, mencegah kesalahan, dan menjaga arus barang serta kas tetap seimbang.
Jika Anda ingin meningkatkan efisiensi pembelian dan pengendalian stok, Pesanan Pembelian di Accurate Online adalah solusi tepat untuk bisnis modern Anda.