Mengelola prospek penjualan dengan catatan manual, Excel, atau chat WhatsApp sering terlihat “cukup” di awal. Tapi seiring jumlah prospek bertambah, masalahnya mulai terasa: follow up terlambat, data customer tercecer, penawaran tidak terpantau, dan akhirnya closing yang seharusnya bisa didapat justru hilang.
Solusinya bukan menambah catatan, melainkan memakai aplikasi CRM yang tepat.
Dalam artikel ini, kita bahas tuntas apa itu aplikasi CRM, manfaatnya untuk UKM/UMKM, fitur yang wajib ada, serta tips memilih aplikasi CRM yang mudah dipakai namun tetap membantu meningkatkan closing.
Apa Itu Aplikasi CRM?
Aplikasi CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem untuk menyimpan dan mengelola data customer dan prospek secara terpusat. Aplikasi CRM membantu Anda memantau proses penjualan dari awal sampai akhir: prospek masuk → follow up → penawaran → negosiasi → closing.
Dengan aplikasi CRM, Anda bisa:
- Menyimpan semua data prospek di satu tempat
- Menetapkan rencana follow up dan mencatat hasil follow up
- Mengelola progress penjualan (New, Proposal, Negotiation, Won/Lost)
- Melihat ringkasan penjualan lewat dashboard
- Mengetahui sumber prospek yang paling efektif
Singkatnya, aplikasi CRM membuat penjualan lebih terukur dan rapi.
Kenapa UKM dan UMKM Harus Mulai Pakai Aplikasi CRM?
Banyak UKM/UMKM berpikir CRM itu “buat perusahaan besar”. Padahal, kebocoran prospek paling sering terjadi di bisnis kecil karena prosesnya belum tertata.
Berikut alasan kuat kenapa aplikasi CRM relevan untuk UKM dan UMKM:
1. Data Prospek Tidak Tercecer di Banyak Tempat
Tanpa aplikasi CRM, data prospek biasanya terpencar di:
- WhatsApp pribadi sales
- catatan buku
- spreadsheet yang berbeda-beda
- chat marketplace atau DM Instagram
Aplikasi CRM menyatukan semuanya sehingga data lebih aman dan mudah ditelusuri.
2. Follow Up Jadi Disiplin dan Tidak Lupa
Mayoritas closing terjadi karena follow up yang konsisten. Aplikasi CRM memungkinkan Anda menetapkan tanggal follow up berikutnya agar tidak ada prospek yang “dingin” tanpa tindakan.
3. Owner Bisa Pantau Progress Penjualan Tanpa Repot
Owner sering kesulitan menjawab pertanyaan sederhana seperti:
- berapa total prospek minggu ini?
- sudah berapa yang closing?
- prospek paling banyak macet di tahap apa?
- sumber prospek mana yang paling menghasilkan?
Dengan aplikasi CRM, semua ini terlihat jelas lewat dashboard.
4. Penjualan Jadi Lebih Terukur (Bukan Sekadar Feeling)
Aplikasi CRM membantu pengambilan keputusan berdasarkan data: jumlah prospek, nilai penawaran, rasio closing, performa sales, hingga efektivitas sumber lead.
Manfaat Aplikasi CRM untuk Bisnis (Dampak yang Paling Terasa)
Berikut manfaat yang biasanya langsung dirasakan setelah memakai aplikasi CRM:
Meningkatkan Closing
Karena follow up lebih tertata dan prospek tidak terlewat, peluang closing meningkat.
Mengurangi Kebocoran Prospek
Prospek tidak “hilang” karena semua tercatat dan bisa dilacak riwayatnya.
Mempercepat Respons dan Penawaran
Saat customer tanya ulang, Anda tinggal buka riwayat: siapa PIC-nya, apa kebutuhannya, sudah dikirim penawaran apa, dan kapan follow up.
Memudahkan Evaluasi Tim Sales
Jika Anda punya beberapa sales, aplikasi CRM membantu Anda melihat siapa yang paling produktif, siapa yang butuh dibantu, dan pola closing seperti apa yang efektif.
Fitur yang Wajib Ada dalam Aplikasi CRM untuk UKM & UMKM
Tidak semua CRM harus kompleks. Untuk UKM, yang dibutuhkan adalah CRM yang sederhana tapi “kena”.
Berikut fitur inti yang idealnya ada dalam aplikasi CRM:
1. Manajemen Prospek dan Customer
Minimal, aplikasi CRM harus bisa menyimpan data:
- nama perusahaan/customer
- PIC
- nomor WhatsApp/telepon
- alamat
- nama sales (opsional)
- catatan kebutuhan/produk yang dicari
Tujuannya: semua data rapih dan bisa dicari kapan saja.
2. Progress Penjualan (Pipeline)
Aplikasi CRM harus punya status/progress yang bisa disesuaikan, misalnya:
- New
- Contacted
- Proposal/Penawaran
- Negotiation
- Won (Closing)
- Lost (Gagal)
Dengan pipeline, Anda bisa melihat bottleneck: paling sering macet di tahap mana.
3. Next Follow Up (Rencana Follow Up Berikutnya)
Fitur ini sangat penting untuk UKM.
Dengan Next Follow Up, Anda bisa:
- menentukan tanggal follow up
- melihat daftar prospek yang harus di-follow up minggu ini
- menjaga ritme sales agar tidak putus di tengah jalan
4. Follow Up Log (Riwayat Follow Up)
Selain penjadwalan, aplikasi CRM harus bisa mencatat follow up:
- tanggal follow up
- tahap follow up
- catatan hasil komunikasi
Ini membuat tim sales lebih rapi dan owner bisa audit progres tanpa banyak tanya.
5. Dashboard & Laporan Ringkas
Dashboard ideal untuk UKM tidak perlu rumit. Minimal menampilkan:
- total prospek
- jumlah Won & Lost
- estimasi nilai penawaran
- top sales (jika ada)
- grafik sumber prospek
- reminder follow up minggu ini
Dashboard membuat Anda fokus pada angka yang penting.
6. Import/Export Excel
UKM sering punya data lama di Excel. Aplikasi CRM yang bagus harus mendukung:
- import data dari .xlsx
- export data customer dan follow up untuk laporan
- update data otomatis bila customer sudah pernah diinput
7. Lampiran Dokumen per Customer (Opsional tapi Sangat Berguna)
Untuk bisnis B2B atau yang sering kirim proposal, fitur lampiran membantu menyimpan:
- proposal
- kontrak/PO
- foto lokasi
- dokumen pendukung
Semua tersimpan rapi dalam data customer.
Target Bisnis yang Paling Cocok Pakai Aplikasi CRM
Aplikasi CRM paling cocok untuk bisnis yang proses penjualannya berbasis follow up, penawaran, atau pipeline.
Contoh target paling ideal:
1. Bisnis Jasa
- kontraktor
- jasa service/maintenance
- konsultan
- event organizer
- perusahaan training
Karena biasanya prosesnya panjang dan follow up berulang.
2. B2B Supplier dan Distributor
Prospek banyak, penawaran banyak, dan butuh tracking progres agar tidak lupa follow up.
3. Agency & Vendor Project
Digital agency, vendor IT, vendor produksi, percetakan, dll. Biasanya dealing berdasarkan proposal dan negosiasi.
4. Bisnis yang Banyak Closing dari Repeat Follow Up
Jika closing Anda sering terjadi setelah follow up ke-2, ke-3, ke-4 — maka aplikasi CRM akan sangat terasa manfaatnya.
Cara Memilih Aplikasi CRM yang Tepat untuk UKM
Sebelum memilih aplikasi CRM, perhatikan hal ini:
Pilih yang Mudah Dipakai (Adopsi Lebih Penting daripada Fitur Banyak)
CRM yang terlalu kompleks sering ditinggalkan karena tim sales malas input.
Pastikan Bisa Disesuaikan dengan Alur Bisnis
Anda butuh progress yang bisa diubah sesuai alur penjualan Anda.
Utamakan Fitur Follow Up
Karena inilah “nyawa” CRM untuk UKM: disiplin follow up.
Data Aman dan Tidak Campur dengan Bisnis Lain
Pilih CRM yang mendukung pemisahan data per perusahaan/tenant, supaya data customer Anda tidak tercampur.
(Bonus) Kesalahan Umum UKM Tanpa Aplikasi CRM
- Prospek masuk tapi tidak dicatat rapi
- Follow up lupa karena hanya mengandalkan ingatan
- Owner tidak punya data untuk mengambil keputusan
- Sales pindah, data customer ikut “hilang”
- Laporan penjualan dibuat mendadak di akhir bulan
Semua masalah ini bisa dikurangi drastis dengan aplikasi CRM yang tepat.
FAQ Seputar Aplikasi CRM
Apa beda aplikasi CRM dengan Excel?
Excel adalah spreadsheet, sedangkan aplikasi CRM adalah sistem yang mengikat data prospek + progress + follow up log + reminder + dashboard. Excel tidak punya alur CRM secara native, sehingga rawan tercecer dan tidak real-time.
Apakah aplikasi CRM harus mahal?
Tidak. Banyak UKM justru butuh aplikasi CRM yang simpel, fokus pada prospek dan follow up, dan harganya terjangkau.
Apakah aplikasi CRM cocok untuk bisnis kecil dengan prospek sedikit?
Justru lebih bagus mulai dari awal. Kalau kebiasaan mencatat sudah rapi sejak prospek sedikit, saat bisnis berkembang Anda tidak kewalahan.
Aplikasi CRM yang bagus itu harus banyak fitur?
Tidak selalu. Untuk UKM, lebih penting CRM mudah dipakai dan dipakai konsisten daripada fiturnya banyak tapi tidak dipakai.
Kesimpulan: Aplikasi CRM adalah Sistem Pengaman Closing
Jika Anda ingin:
- prospek tidak tercecer
- follow up lebih disiplin
- penawaran dan pipeline lebih jelas
- closing meningkat secara konsisten
maka menggunakan aplikasi CRM adalah langkah yang tepat.
CRM bukan hanya alat pencatatan, tapi sistem yang membuat penjualan lebih rapi, terukur, dan bisa ditingkatkan.
Ingin coba Aplikasi BukuProspek?? Yuk WA ACIS sekarang 0878-8453-8950 untuk info lebih lanjut dan pemesanan.